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シフト表・勤怠管理表のエクセルテンプレート

シフト管理表 テンプレート

2019年4月現在、無料版は 累計約3万回ダウンロード、有料版及びカスタマイズ版も50を超える事業所でご利用いただいております。 ありがとうございます。 Excelで簡単便利に月間のシフト表・勤務表を作るための無料テンプレートです。 人数22名以下、シフト数15以下の勤務表ならカスタマイズ無しですぐに使えます。 レイアウトを大幅に変更したVersion2. 00を公開しました。 また、従業員数と勤務パターン数を40まで増やし、人件費や労働時間も集計機能などを実装した、有料版のシフト表をリリースしました。 シフト表のカスタマイズも行っており、シフト表作成の効率化だけでなく、残業指示・残業許可申請といった勤怠管理も含めた業務効率化に成功しております。 ぜひ、シフト表作成の効率化をご検討いただければと思います。 シフト表を作る事で、時間別・日付別の人数集計もできます。 また時間帯別の人数集計も把握できます。 配置にバラつきがないか?休日に多く配置できているか?といった確認が簡単にできます。 このテンプレートは無料でお使い頂けますが、貴社向けにカスタマイズして欲しい。 操作方法を詳しく教えて欲しいといったサポートは有償での対応になります。 以下のようなカスタマイズ事例があり、製造業はもちろん、レジャー施設、介護施設、保育園、ホテル・ウェディング施設などで導入いただいております。 勤怠管理(残業計算)と連携できるようにして欲しい。 行事予定などを複数行入れられるようデザインを変更して欲しい。 基本勤務パターンで一括作成できるようにして欲しい。 (100名まで)• 時間帯チャートを部署ごとにわけて表示できるようにして欲しい• 時間帯チャートでの表示順を始業時刻順にして欲しい。 時間帯チャートを15分単位にして欲しい。 24時間営業に対応して欲しい。 1日2回勤務の場合も時間帯シートでチャート表示して欲しい。 社員名と時給単価を設定し、シフトを組む段階で人件費が把握できるようにして欲しい。 人数やシフト名(勤務パターン)を増やして欲しい。 休憩時間は違う色でチャート表示して欲しい。 手当の計算に使いたいので、特定のシフトの回数(夜勤とか)を集計して欲しい。 個人毎にプリントアウトできるようにして欲しい。 カスタマイズ事例を動画で見る!! 当テンプレートを使って、シフト表を作る方法を簡単に解説します。 特に難しくはないと思いますが、サンプルシートを参考にして色々いじってみるとわかりやすいと思います。 このテンプレートは、5つのシートで構成しています。 初めてお使いになる場合は、シフトの設定を行って下さい。 シフト名と時間、従業員氏名を設定しておきます シフト名シートをクリックし、シフト名、始業時間、終業時間、労働時間、休憩時間を入力して下さい。 時間は時間別のチャートに必要なので、必ず半角で24時間形式(例17:00)で入力して下さい。 休憩時間は特に集計していないので無くても構いません。 あくまでシフトを組んだときに、ざっくり労働時間や人件費を把握するための時間管理です。 厳密な勤怠管理ではありませんのでご承知おきください。 また、 従業員の氏名は、「シフト作成」シートに入力して下さい。 これで準備は完了です。 開始年月日を指定します シフト表を作る前に、まず開始日の設定をします。 この指定でカレンダー部分を作る事ができます。 年、月、開始日を数字だけ入力して下さい。 2016年9月1日から9月30日までの勤務表を作る場合、年に2016、月に9、開始日に1と数字だけ入力して下さい。 勤怠締日にあわせて作る事もできます。 例えば、15日締めの場合は、開始日を16と入力してもらうと、16日から翌月15日までの勤務表を作る事ができます。 シフト表はシフト名をリストから選択するだけ 基本的にシフト作成シートより、シフト名をリストから選択するだけで作成できます。 シフト名の上のセルには、ちょっとしたコメントを入力できるようになっています。 ちょっと早く来て欲しい、この日は本社で会議がある、といったコメントを入力すると便利です。 従業員の増減がある場合は、シフト作成前に変更して下さい。 勤務表を印刷します シフト入力シートを印刷して壁に貼る。 といった使い方を想定しています。 ページ設定を確認して印刷して下さい。 ページ設定の調整を行いたい場合は、以下のページを参考にしてみて下さい。 集計表の作り方.

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【無料で作れる】だれでも簡単にシフト表を効率よく作成する方法

シフト管理表 テンプレート

保育現場で活用できるシフト表の作り方を知りたい! 保育現場では、 職員の勤怠管理をするときや、子どもの人数にあわせた 適切な職員配置を行う場合に、シフト管理表が必要となるでしょう。 シフト管理表の作成は、園によって異なりますが、• 手書きでの作成• シフト作成用テンプレートの活用• 表計算ソフトの活用• シフト作成・管理ツールの活用 など、さまざまなタイプの作り方があります。 その中で特に、手書きでシフト表の作成を行っている園が多いのではないでしょうか。 手書きでのシフト作成の場合、操作方法などを覚える必要がないので、はじめてシフト表を作成するときにも取り掛かりやすいですよね。 しかし、手書きの場合は作成に時間がかかったり、修正等があった場合に調整しにくいこともるでしょう。 手書きだけでなく、テンプレートや表計算ソフト、シフト作成ツールなどの方法もあるので、 あわせて覚えておくとうまく活用することができそうです。 保育園や幼稚園で活用できるシフト管理表の作成方法について、くわしく解説していきます。 保育園・幼稚園のシフト表作成に必要な基本項目 シフト作成において、どの方法を活用する場合でも、必要となる項目は 基本的に共通しているといえるでしょう。 シフト管理表の作成で必要となる項目は、• 日にち• 職員名• 勤務日数• 備考欄 必要に応じて 以上となります。 このように、シフト作成する前に必要となる項目はなにか、洗い出すようにしましょう。 また、作成前はあらかじめ、職員全員へ希望のシフトを聴取する必要があります。 シフト作成に必要となる項目の洗い出しと職員のシフト希望が集まったところで、シフト表の作成に入るようにしましょう。 保育園・幼稚園の基本的なシフト表の作り方 保育園・幼稚園のシフト管理表の作成には、手書きやパソコンでの作成などさまざまなタイプがありますが、 基本的に作るときの手順は 共通しています。 シフト表の作り方を手順ごとに、解説していきます。 表を作るときは、• 縦:職員の人数分のマス• 横:月の日数分のマス+勤務日数や備考欄を記載するマス 以上に考慮しながら、作るといいでしょう。 縦:職員名• 園によっては、勤務時間をA、B、Cなどアルファベットで言い表す場合や、早・中・遅と表示する場合もあるでしょう。 ほかにも、何時~何時と勤務開始時間と終了時間を記載することもあるかもしれません。 職員の希望を記入するときの例 たたきの段階で、同じ勤務時間等に 色付しながら希望を記入していくと調整のときにわかりやすくなりそうです。 シフト表の確認期限を設けて、職員に確認してもらい、調整が必要な場合は再度練り直しを行い、再確認してもらいましょう。 配布とは別にいつでも確認できるように、掲示板などの職員が確認しやすいところに掲示しておくなどするといいですね。 基本的なシフト表の作成手順について説明しましたが、シフト表の作成にはさまざまなタイプがあります。 どのようなシフト表の作成方法があるのか、見ていきましょう。 テンプレートを活用したシフト表の作り方 そもそもテンプレートとは、パソコン上で、文書や表などを作成するときに 参考・見本となる雛形のことです。 定型的な内容を作成するときに、雛形となるテンプレートを使用すれば、テキストを入力するだけで作ることができます。 テンプレートを活用したシフト作成の作り方は、• シフト作成に必要な項目を洗い出す• テンプレートを挿入する• 必要項目を記入する といった作業を行えば簡単にシフト管理表作ることができます。 また、テンプレートを活用するメリットとして、• 一から枠組みを作成しなくていい• どこに何を記入すればいいかわかりやすい• 毎回使い回しができる といった良さもあるので、参考にしてみるといいでしょう。 表計算ソフトを活用したシフト表の作り方 表計算ソフトのイメージ図 表計算ソフトを活用したシフト管理表の作成は、計算式などの関数を入れると自動でデータを抽出できるのが特徴です。 作り方の手順は、基本的な作り方と同じで、• 必要項目を洗い出す• 表の大枠を作る• 必要項目を記入する• 職員の希望を入れ、確認し、再調整などを行う 1~4の手順を行います。 この手順にプラスして、職員の勤務日数などを自動で計算したい場合は、勤務日数の箇所に計算式を入れると自動で勤務日数が抽出されます。 ほかにも曜日や職員の人数など、項目に応じた計算式を入れてみてくださいね。 また、表計算ソフトを活用すると、• 修正や変更があった場合も、編集しやすい• 間違いなどがあったときに、アラートがでる• 項目を簡単に追加することができる といったメリットがあるため、急なシフト変更があった場合や、 再調整しなければいけないときでもスムーズに対応することができそうです。 ICTシステムにもシフト作成機能がある! 近年、ICTシステムとよばれる業務支援システムが推進されているのをご存知でしょうか。 ICTシステムは、事務作業等のあらゆる業務を自動化し、効率化を図ることを目的としており、 シフト作成・管理機能を搭載しているサービスがさまざまあります。 特に、KIDSNAキズナコネクトのICTシステムは、職員の雇用形態や勤務体系が多様であっても、 職員ごとにシフトパターンを選んで作成することができたり、入力したシフト予定をもとに予定労働時間を自動で算出することもできます。 また、園児の登降園予定と紐付けることで、自動で職員の必要配置人数を算出してくれるなど、便利な機能がさまざま揃っています。 KIDSNAキズナコネクトなどのICTシステムにも、シフト作成・管理機能が搭載されているので、 自分の園にあわせて活用してみるといいかもしれませんね。 保育園・幼稚園のシフト表の作りは重要! シフト管理表は、職員の勤務管理や子どもの人数にあわせた適切な職員配置を行うために重要なものとなります。 手書きで作成する方法以外にも、テンプレートや表計算ソフト、ICTシステムを活用した方法などさまざまあります。 しかし、方法によっては、ミスや確認漏れがあったり、突然のシフト変更に対応しにくいこともあるため、 適切に職員配置ができない場合もあるかもしれません。 こうした問題を防ぐためにも、 園の規模や職員の雇用形態・勤務体系などに合ったシフト表の作成方法を選ぶことが大切でしょう。 その中でも、 保育園・幼稚園でもICTシステムのシフト作成・勤怠管理機能を使うことで、 正しく、かつ突発な修正や変更等にも対応ができますので、シフト作成に適しているといえるでしょう。 またICTシステムの場合、シフトを適切に管理できるだけでなく、 作業にかける時間も短縮できるため、保育士の業務負担の削減にもつながります。 ICTシステムに搭載しているシフト作成・管理機能を活用して、シフト作成を効率的に行いましょう。

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シフト表エクセルテンプレート

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勤怠管理は意外と大変!効率的に行いましょう! 従業員が増加していくにつれて会社は組織として労働環境や人事制度などを整備することが求められますが、人事労務関係で意外と大変なのが勤怠管理です。 システムなどで自動化しなければ勤怠管理に掛かる作業量は基本的に従業員の数に正比例します。 しかも、勤怠に関する情報は給与計算などにも使用するので素早く処理することが求められます。 よって、勤怠管理情報は効率的に処理しなければならないのですが、システムの導入には費用が発生します。 勤怠管理システムを入れる必要まではないけれども、手作業で勤怠管理をしていたのでは間に合わない規模の企業において活躍するのがエクセルです。 エクセルを活用することによって、一定程度 勤怠管理が自動化できるので、少ない時間で効率的に勤怠情報が処理できるようになります。 勤怠管理用無料エクセルテンプレート・フォーマット6選! エクセルで勤怠管理表を作成する際はゼロから自社で作成するのではなく、 Web上に公開されているテンプレートやフォーマットをベースにする方が良いでしょう。 こういったフォーマットを利用することによって、効率的に勤怠管理のエクセルを導入できます。 公開されているテンプレートの中には、無料でも十分実用に耐えるものが数多く存在します。 おすすめの勤怠管理用無料エクセルテンプレート・フォーマットを6つ厳選して紹介します。 シンプルな出勤簿テンプレート ダウンロードサイト: 印刷しても使えるシンプルな出勤簿テンプレートです。 休憩時間や労働時間、所定外勤務時間を従業員各自が申請しなければならない点は少し手間がかかるかもしれませんが、大きな負担にはならないと考えられます。 正社員の勤務時間を計算するオーソドックスな勤怠管理テンプレート ダウンロードサイト: 正社員の勤怠管理用のテンプレートで、出勤・退勤時間を打ち込めば勤務時間や残業時間を自動で出力してくれます。 無料のテンプレートでは対応していないことが多い時間の丸め設定にも対応していますし、時間設定や勤怠区分についても自由にカスタマイズ可能です。 さらに、マクロを使用していないのでメンテナンスも容易です。 ただし、休憩時間が固定でしか設定できないので、その日の勤務によって休憩時間が異なる職場の場合は休憩時間を調整できるようにカスタマイズする必要があります。 店舗勤務正社員が多い職場で活躍する勤怠管理テンプレート ダウンロードサイト: 正社員の勤怠管理テンプレートは定時就業を想定したものが多いので、店舗や工場勤務の正社員のように、シフト勤務で働く従業員が多い職場では多くのカスタマイズが必要になります。 このエクセルテンプレートは定時就業時間として複数のパターンを登録可能なので、 シフト勤務の正社員が多い職場でも利用しやすい特徴があります。 ただし、時間の丸め処理ができないので、必要な場合は自社でカスタマイズするしかありません。 アルバイトの給与の予実管理ができる勤怠管理テンプレート ダウンロードサイト: たくさんのアルバイトを雇用する職場の場合、販管費に占めるアルバイト人件費の割合が多くなりがちなので、アルバイト給与の予実管理を行った方が良いです。 このテンプレートはアルバイト給与の予実管理をする際に役立ちます。 また、数値の丸め処理や日付またぎ、時間外・休日勤務などにも対応しており、 アルバイト用の勤怠管理テンプレートとしても十分な機能を保有しています。 時給制・定時就業の職場で活躍する勤怠管理テンプレート ダウンロードサイト: 定時就業のアルバイト従業員が多い職場で活躍する勤怠管理テンプレートです。 始業時間・終業時間を入力するだけで、その日の就業時間、残業時間を計算して自動的に給与や残業代を算出します。 また、締日の設定や祝日・休日出勤についても別途給与が計算できるようになっています。 さらにイレギュラーな給与支払いをきちんと記録できるように、フリーで給与金額を入力できる欄を1日単位で設けています。 また、固定の手当を2つまで設定できるので、イレギュラーな原因で給与が微妙に変化する職場でも臨機応変に対応できます。 時給制・シフト勤務の職場で活躍する勤怠管理テンプレート ダウンロードサイト: シフト勤務型のアルバイト従業員が多い職場で活躍する勤怠テンプレートです。 出勤・退勤・休憩すべて丸め処理が可能で、シフト勤務でも割増賃金が発生する場合の給与計算についても対応しています。 WEBタイムレコーダーの「ポチ勤」 利用料無料 と連携しており、ポチ勤からの出力データを貼り付けるとそのまま勤怠情報を整理、時給計算ができるので効率的に勤怠管理が行えます。 その他勤怠管理に必要な書類 勤怠管理表や出勤簿など、勤怠を計算するツール以外にも、ある程度大きな会社になってくると諸手続きのための書類を用意しなければなりません。 たとえば、 有給休暇を申請するための有給休暇届や、結婚式や葬儀で休む際の慶弔休暇届などの書類も必要となります。 これらの書類を用意するのは手間がかかりますが、客観的に休暇などを記録しておくためには必要です。 おそらく各種届出に関する書類は関数やマクロは必要ありませんし、テンプレートを使わずに社内でゼロから構築してもそれほど手間にはならないでしょう。 また、Web上でさまざまなテンプレートが用意されていますので自社にあったテンプレートを探してみてください。 エクセルでの勤怠管理表の作り方を解説!関数・マクロは使うべき?残業・夜勤の数式はどうするべき? 勤怠管理用の無料エクセルテンプレートをそのまま使っても良いですが、少しカスタマイズしたい場合は自社でエクセルを使った勤怠管理票を作ってみるのも良いでしょう。 エクセルでの勤怠管理表の作り方と発生しがちな疑問について紹介します。 関数は最低限必要、マクロはできれば使っても良い すべて手入力だと作業の効率化が行えないので、 自動的に処理できる部分については関数で処理した方が良いでしょう。 そして、 マクロを使えばより高度な自動化も可能ですが、マクロの導入は検討してからの方が良いです。 エクセルのバージョンアップや破損により、使用していたマクロが動かなくなったときに、すぐに修正できる体制が社内にあるのならば、マクロを導入しても良いです。 しかし、社内でマクロが組めないのにマクロで動く勤怠管理エクセルを使用していると、動かなくなったときのリスクが大きいのでやめておいた方が良いでしょう。 マクロを組み込まず、関数だけでも十分に実用に耐える勤怠管理表が作成できます。 ただし、ぴったりと自社の状況に合わせた勤怠管理表が必要な場合は、テンプレートをカスタマイズする必要があります。 勤怠管理エクセルをカスタマイズする際のポイントについていくつか紹介します。 残業・夜勤の数式はどうするべきか? 従業員が残業を行うと割増賃金を支払わなければなりません。 また企業によっては日勤と夜勤に別の時給を設定していることも多いでしょう。 そのような場合は基本の給料とは別に割増賃金を支給しなければなりません。 25」で算出されますが、基準となる時給は頻繁に変わりやすいので、エクセルの計算式の中に直接、割増賃金の時給を入力していると後で修正が大変になります。 割増賃金を入力するセルを別に作成して、計算する都度、そのセルを読み込ませるようにした方が良いです。 時間を丸め処理したい場合の関数 原則としては1分でも残業が発生すれば、1分単位で残業代を支給するべきですが、実際には15分や30分などの単位で残業時間を計算する丸め処理をしている企業も多いでしょう。 時間を切り上げたい場合はCeling関数、切り捨てたい場合はFloor関数を使用します。 まず、実際の出勤時刻、退勤時刻の入力欄とは別に丸め出勤時刻、丸め退勤時刻のセルを用意します。 このときにセルの数値はすべて「時刻」として定義します。 たとえば。 エクセルで勤怠管理を行うメリット、デメリットをまとめました! エクセルで勤怠管理を行うと、完全手作業よりも効率的に作業を行えますが、勤怠管理システムほど効率的に勤怠情報を処理できません。 エクセルで勤怠管理を行うメリット・デメリットについて紹介します。 エクセルで勤怠管理を行うメリット エクセルで勤怠管理を行うことにより、手作業で勤怠管理を行うよりも 素早く、ミスなく勤怠情報を処理できます。 それでいて、 導入コストはほとんど発生しません。 また、エクセルを使える人は多いので、 現場に合わせて簡単にカスタマイズしやすいのもメリットだと言えます。 エクセルで勤怠管理を行うデメリット エクセルは手作業よりも効率的でミスが少ないといっても、たとえばタイムカードの情報をエクセルに転記するのには時間もかかりますし、転記の際に入力ミスが発生する可能性もあります。 より、効率化、ミスの削減を行いたいのならばシステムを導入した方が良いでしょう。 また、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によればエクセルは後から改変できる可能性があるので、 客観的な記録として見なされない可能性もあります。 また、今後働き方改革によってさまざまな労働ルールが更新される可能性があるので、 ルールに合わせて都度エクセルのカスタマイズも必要になります。 勤怠管理システムを導入すべき? 従業員が一定数以上になり、勤怠管理で把握すべき情報も複雑になると、エクセルを使って処理するよりも、システムを使って処理した方が迅速かつ低コストで情報を処理できる場合があります。 エクセルによる勤怠管理を卒業して、システムで管理した方が良い場合の条件について紹介します。 勤怠管理システムを導入した方がコストを削減できる まず、 勤怠管理システムを導入した方がコスト削減できる場合は、エクセルを卒業した方が良いでしょう。 たとえば、数百名の従業員がいて、2人の従業員が丸2日かけて勤怠管理をしていて、この従業員の雇用に関わるコストが1人あたり合計30万円だとします。 この状態で人手が足りなくて新たに事務員を雇うくらいならば、4万円以下で導入できる勤怠管理システムを導入して、勤怠管理の時間を効率化して、既存の事務員の作業時間を増やした方が良いでしょう。 給与計算システムなどと連携させたい 勤怠情報を整理した後は、それを元に給与計算を行う必要がありますが、給与計算の作業も複雑で手間がかかりがちです。 よって、給与計算にシステムを使う企業が多いですが、勤怠情報がエクセルだと、エクセルから給与計算システムに情報を転記する際に手間がかかりますし、ミスも発生するかもしれません。 勤怠管理システムと給与計算システムが連携していれば、このようなミスや手間の発生を防止できるので、 給与計算の効率化のために勤怠管理システムを導入した方が良い場合もあります。 給与計算システムに情報を入力する際に、どの程度の手間やミスが発生しているのかを計測して、システムを導入した方が割安だと考えられれば、導入した方が良いでしょう。 不正な打刻を防止したい 少人数の多店舗展開などをしていると、従業員に対する監視の目が緩くなり、退勤時間をわざと遅くつけて残業代を多めにもらうなど、不正な打刻が行われる場合もあります。 不正な打刻を防止するためには、紙の出勤簿や時間を改変しやすい昔ながらのタイムレコーダーではなく、 客観的に時間を管理できるシステムを導入するべきです。 不正打刻が行われやすそうな状況で、勤怠管理システムの導入コストが大きな負担にならないのなら導入すると良いでしょう。 勤怠管理システムの概要を解説! 勤怠管理システムを導入した方が良いケースは上で説明したとおりですが、「勤怠管理システム」とは具体的にどのようなシステムなのかについて解説します。 勤怠管理システムとは、 従業員の出退勤の時間を管理するシステムです。 何をもって出退勤が発生したと認めるかさまざまです。 業務用パソコンへのログインを基準に出退勤を管理している場合もありますし、正確に出退勤を管理したい企業の場合はICカードや生体認証と組み合わせて出退勤を記録していることもあります。 また、勤怠管理システムの中には 給与計算システムと連動して、勤怠管理情報がそのまま給与計算システムに入力されて、給与計算ができるようにしていることもあります。 無料体験ができる勤怠管理システム3選! 一口に勤怠管理システムといっても、出退勤の確認方法や他システムとの連携などによっていろいろなシステムがあります。 無料体験ができる勤怠管理システムを3つ厳選して紹介します。 クラウド型勤怠管理システムトップシェアの「KING OF TIME」 クラウド型勤怠管理システムとしてトップシェアを誇っているのが、KING OF TIMEというサービスです。 モバイル、PC、ICカード、顔認証などさまざまな方法で打刻ができて、サーバー側で時間を管理しているので改変もできません。 また、「給与奉行」「弥生給与」「人事労務freee」などさまざな給与計算システムに対応しているので、勤怠から給与計算までを素早く行えます。 勤怠記録の誤りを見つけてアラートしてくれる「マネーフォワードクラウド勤怠」 経理システムの「マネーフォワード」などを運営している、マネーフォワード社が提供している勤怠管理システムです。 同社サービスのMFクラウド給与と連動して、勤怠管理から給与計算までをシームレスで行えます。 さらに、MFクラウド給与は経理システムのマネーフォワードとも連携しているので、3つのシステムを連携させれば勤怠から経理作業までを一気通貫できます。 また、誤ったと入力したと考えられる勤怠記録を自動でチェックしてアラートを発信してくれるので、人的ミスによる勤怠記録の不備を防止できます。 機能充実、AIによるエンゲージアラートメント機能付き「jinjer勤怠」 打刻方法の多彩さや料金プランが他の勤怠管理システムと同等に優れているのはもちろんのこと、人事戦略を追求するためのユニークな機能がたくさん盛り込まれています。 たとえば、jinjer勤怠のユニークな機能の1つがAIによるエンゲージアラートメント機能です。 これは、AIが従業員の勤怠管理を自動的に分析し、モチベーションが下がっていると考えられる従業員を人事部にアラートしてくれる機能で、突然の退職などを防止するのに効果的です。

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