送付 状 日付。 [文書]テンプレートの無料ダウンロード: 書類送付状・送り状・添え状(書類送付のご案内)―Word版(シンプル)

書類送付案内状/書類送付 添え状/資料送付状》書き方例文/雛形テンプレート

送付 状 日付

送付状とビジネスマナー 送付状とは郵便物やFAXを送付する際に、送付した資料の内容や枚数などの概要、送付者や宛先などを記載した文書です。 送り状やカバーレター、添え状と呼ばれることもあります。 ビジネスシーンで郵送物を送るときに本題となる資料だけを送付するよりも、送付状を同封して書類を送付することはビジネスマナーでは好ましいと言われています。 送り状を一枚同封することで郵便物を受け取った相手は、誰から送られてきた郵便物なのか、何についての資料が何枚入っているのかなどを一目見て理解することができます。 また送付状を添付することで書類漏れや内容などの送付者のミスを防げるという役割を果たします。 ただし送付状を同封し忘れてしまったと言ってもマナー違反になったり、採用の結果に関係するものではありません。 ビジネスシーンでの送付状の基本的な書き方 宛先には相手先の会社名を記入します。 送付状の宛先の書き方は文書の左上左詰めになるように記載します。 また担当者に宛てる場合は相手先部署名と氏名を記入します。 会社や部署全体宛に送付する場合には「御中」を、担当者宛に送付する場合には「様」をつけます。 なお、「御中」と「様」を同時に使うことは二重敬称に当たるため、併用しないように気を付けましょう。 また送付状に記載する会社名の略称で書いたり株式会社を 株 と省略することは、ビジネスシーンでは相手に失礼になるので正式名称を記載するのがビジネスマナーです。 書類作成者の著名の書き方 書類作成者の著名を記載します。 ビジネスシーンでの著名の書き方は会社名、部署名、郵便番号、会社住所、電話番号、氏名などを記載します。 ただし住所は記載せずに会社名、部署名、名前のみの場合もあります。 送付状を受け取った相手からの連絡を希望する場合などは会社所在地や電話番号を記載するなど、必要に応じて記載する事項が異なりますので臨機応変に対応しましょう。 また上記以外では役職やFAX番号などを記載することもあります。 また著名を記載する位置は送付状では宛名よりも下に、そして見やすいように右詰めで書くのがビジネスマナーです。 タイトルの書き方 どのような目的で書類を送付するのかをタイトルとして記載します。 書き方の例として「応募書類の送付について」や「カタログ一式の送付のご案内」「書類送付のご案内」などがあります。 タイトルは目立つように中央揃えで記載します。 フォントの大きさを他の文字よりも大きくしても良いでしょう。 「拝啓」「敬具」が一般的に使われる頭語と結語なので覚えておきましょう。 書き方は「拝啓」を左詰めし文書を始め、「敬具」を本文の下に右詰めで書き文書を終えます。 「貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます」はビジネスシーンではよく使われる挨拶文ですので、覚えておきましょう。 書き方の例として「早速ではございますが、下記の書類を送付いたします。 ご査収くださいますようお願い申し上げます」など、簡潔に記載するのがビジネス文書での基本的な書き方です。 送付書類の記載の書き方 送付状で大切なのが送付書類の記載です。 どのような書類が何枚同封しているのかを記載することで、受取人は一目で封筒の中身を把握することができます。 書き方は「記」の一文字を中央揃えにし他の文章から目立たせます。 書き方は文書の最後に右下右詰めで「以上」と書くことで文書を締める役割を果たします。 「以上」は締め言葉なのでビジネスマナー上「以上」のあとに文章を続けてはいけませんので注意しましょう。 社外宛ての送付状 ビジネスシーンで社外のクライアントに送付状を送る場面にたびたび遭遇するでしょう。 社外宛に送付状を書く際は相手に失礼のないように会社名は略称でなく正式名称で書き、書類内容や枚数に間違いがないか確認しましょう。 また、同封書類によっては送付状にお詫びの一文を添えることもあります。 書類だけでなくお中元やお歳暮などの送付状を書くこともありますので、言い回しなどは随時チェックしておくとよいでしょう。 個人宛の送付状 ビジネスでは個人のお客さまに資料をお送りする際にも送付状は欠かせません。 個人宛の送付状でも基本的な送付状の書き方で問題ありません。 個人宛の送付状では挨拶文に「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」と書くことが多いので、フレーズとして覚えておくとよいでしょう。 また注意したいのが企業宛の送付状で使う「ご盛栄」というワードです。 「ご盛栄」は商売がますます繁盛すると言った意味があるため個人宛の場合は不適切です。 「ご清祥」という言葉を使うようにしましょう。 請求書に送付状をつける場合 ビジネスシーンで多いのが請求書を送信する場面です。 請求書を送付する場合の送付状の書き方は書類に同封する送付状の書き方とほとんど同じです。 ただし請求書につける送付状の場合は基本事項の他に「何の件の請求書か」、「入金のお願い」についても記載します。 具体的な書き方の例は「この度は〇〇(商品名)につきまして、請求書を送付申し上げますので、内容をご確認の上、期日までにご対応くださいますようお願い申し上げます」などがありますので、ビジネス文書で困ったときは参考にしてください。 社内宛ての送付状 ビジネス文書として社内宛に郵便物を出す場合の送付状の書き方は、社外向けの送付状の書き方とほとんど同じです。 ただし社内宛の場合は社外宛で書いた時候の挨拶文は省きます。 また、担当者の名前がわからない場合には「〇〇担当者様」と記載します。 郵送する際のポイント ビジネスシーンで送付状を郵送するときに「送付状は手書きで書かなければいけない」と考える方もいますが、手書きでなくワードやエクセルで作成したファイルを印刷したもので問題ありません。 また、送付状のサイズは同封する書類のサイズに合わせた大きさで送るのが一般的で、A4やB5サイズなどで作成することが多いです。 封筒に入れる際のポイントは、送付状が一番上になるように書類の順番に気を付けてください。 送付状に箇条書きで書いた順番どおりに封入するのがスマートな封入方法で、書類を受け取った相手が見やすくなります。 またA4サイズなど大きめの封筒に入れる場合は書類を折らずに封入することができるので、クリアファイルに送付状を含めた書類一式を入れて送ります。 小さなサイズの封筒に入れる場合には、書類を3つ折りにして送るのが一般的なビジネスマナーです。 FAX送付状の書き方は? FAXを送付するときにもFAX送付状と呼ばれる案内状を添えて送信するのがビジネスマナーです。 FAXの送信状の書き方は、郵送などの一般的な送付状の書き方とほぼ同じですが、一般的な送付状と違う点は、送付状のタイトル位置と、別記と結びの有無、送信枚数の有無です。 一般的な送付状ではタイトルは著名の後に書きますが、FAX送信状では文書の一番上にタイトルを書きます。 次にFAXの場合は「送信枚数」として送付状を含めた送信枚数を記載します。 書き方の例は「送信枚数:3枚(送信状含)などです。 FAXの場合は他に受信した書類との混在を避けるために、送信総数を記載するのがビジネスマナーです。 さらに一般的な送付状で記載する「記」「以上」はFAX送信状では不要です。 送信枚数の後に【送付内容】と書き、送信書類を箇条書きで書くのが一般的なビジネスマナーです。 手書きでのビジネスでの送付状の書き方 手書きの送付状でも記載内容はPCで作成する送付状のときと変わりませんが、手書きで送付状を書くときは縦書きで書くのが一般的と言われています。 また同封書類が少ないときは『商品に関する「請求書一枚」を送付させていただきます。 』など箇条書きにしない書き方もあります。 またPCで作成した送付状は文書の左上に宛先を記載するというフォーマットが一般的ですが、手書きの場合は「拝啓~」から文書を始め日付や宛先を文書の最後に書くなど、PCで作成する送付状に比べフォーマットの自由度があります。 ビジネスでのお詫びの送付状の書き方 相手先に間違った資料や商品を送ってしまい再度郵送物を送る場合や、郵送が遅れてしまう場合などは送付状にお詫びの言葉を盛り込んで同封書類に添えます。 送付状にお詫びの文言を記載する際は不要なことやお詫びの言葉は最小限にとどめるのがビジネスマナー上好ましいとされています。 送付書類に不備があったり郵送の遅延が発覚した場合は、まずは真っ先に前方に電話でお詫びするのが社会人としてのマナーです。 書類を送付するのは電話での謝罪後になるので、送付状に添えるお詫びの文言は最低限にしましょう。 お詫びの文言では、「書類送付が遅くなってしまい、申し訳ございません」「私の不手際により書類に不備がありましたこと、心よりお詫び申し上げます」など、簡潔丁寧にお詫びの言葉を添えます。 また、頭語と結語を「謹啓」「敬白」とすることで、より深くお詫びしていると姿勢を表現すると言われています。 相手に失礼のない送付状を心がけましょう.

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Fax 送付状に「今日」の日付を自動的に表示する|クリエアナブキのちょこテク

送付 状 日付

通知する主な内容には下記のようなものがあります。 ・用件を知らせる ・同封する書類、添付する資料やサンプルの内容を知らせる ・書類の送り主、担当者、連絡先を知らせる ・送付する枚数、数量を知らせる 補足説明をする 決められた書面に入らない内容を付け加える役目もあります。 その他にも 例えば、書類送付状やFAX送り状で通知した内容や枚数と、実際に届いた内容と枚数とが異なる場合には、相手先から問合せが来ます。 確実に情報を伝達するための手助けとなります。 またFAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先にFAX文書が届いたときには、FAX送り状を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。 書類送付状の使用例 書類送付状の使用例としてはさまざまですが、下記のテンプレートがあると便利でしょう。 ・一般的な書類送付状 ・請求書の書類送付状 ・領収書の書類送付状 ・FAX文書の送信案内状 書類送付状はパソコンなどで作成する場合が大半です。 パソコンで作成する方が手直しも簡単で効率的ですが、手書きで書いても失礼にはあたりません。 また、メールに書類を添付して送付することもありますが、その場合はメール本文に書類送付の内容を記載します。 どの書類送付状でも抑えるべきポイント ここでは、どの書類送付状であったとしても、最低限ビジネス文書として押さえておきたいシンプルな書類送付状の書き方のポイントをお伝えします。 送信年月日 2. 相手先会社名・氏名 3. 書類作成者会社名・氏名 4. 頭語と結語 5. 挨拶文 6. 記、以上 7. 送付内容 基本的に書類送付状については、この7点を押さえておけばビジネスとして問題のない書類と言えます。 送信年月日 送信状の右上に送信年月日を記載します。 ビジネス文書において日付は必ず右上です。 日付のない送信状は、いつ書類を送ったのかがわからずトラブルのもとになるので注意が必要です。 必ず記載しましょう。 相手先会社名・氏名 左上に送り先の相手先会社名と氏名を記載します。 これもビジネス文書において必ず左上です。 相手先から名刺を頂いた場合には、名刺を元に記載します。 株式会社などは(株)などと略すのは失礼にあたるのでやめましょう。 相手先会社名・氏名の後ろには「御中」や「様」をつけます。 会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」をつけます。 この時「御中」と「様」の両方はつけないように注意しましょう。 書類作成者会社名・氏名 右上に(日付の下)に書類送付状の作成者の会社名と氏名を記載します。 基本的には、会社名、住所、電話番号(FAX番号)、氏名の4点を記載します。 送付した書類について確認事項が発生する場合もあるので、必ず電話番号とFAX番号も記載しましょう。 見積書や請求書であれば、会社の社印(角印)や担当者の印を押印しますが、書類送付状の場合は印鑑は押印しないのが通例です。 頭語と結語 頭語とは、手紙の冒頭に書く「こんにちは」にあたる言葉です。 結語も手紙の結びに書く「さようなら」にあたる言葉で、頭語に対応した言葉を使うのが一般的です。 書類送付状では、拝啓、敬具を用いるのが一般的です。 その他には、謹啓、敬具などもあります。 挨拶文 書類送付状の書き出しには挨拶文を簡単に入れます。 ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 この場合、「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、拝啓のあと、一文字あけて続けるのが通例です。 挨拶文にはさまざまなものがあり、季節を表す「春暖の候」などがありますが、季節を表すものだとそのつど時期に合わせて変えなくてはいけないので、テンプレートのように季節に関係のないものを入れておくと使い回しがしやすくてよいでしょう。 挨拶文のあとに、見て欲しい箇所の説明など文章を続けます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 早速ではございますが下記の書類をお送りします。 ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます。 例文の差出人について 下記の情報を載せます。 1)日付(作成日または投函日) 2)会社名 3)住所、電話番号 4)担当部署名 5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) 例文のタイトルについて 書類送付の内容によって、タイトルも自由に変更してください。 上記の例文ではタイトルが「書類送付のご案内」となっていますが、書類以外も含む資料送付状として使う場合は「資料送付のご案内」などにしても良いでしょう。 例文の本文について 書類送付状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。 ・頭語と結語を用います。 「拝啓」ではじまり、「敬具」で終わる組合せが良く用いられます。 その他には、「謹啓」「敬具」などもあります。 ・ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、拝啓のあと、一文字あけて続けるのが通例です。 ・時候の挨拶は不要です。 挨拶文のあとに、見て欲しい箇所の説明など文章を続けます。 例文の添付書類について 送付する内容によって、自由記載いただく箇所になります。 上記の例文では「添付書類」の右側に、同封する書類の内容と枚数を記載します。 たとえば、 「添付書類 レイアウト図 1枚」 「送付書類 請求書 1枚」 「添付書類 見積書 1枚」など。 送付するものが書類ではない場合、下記のように変更するといいでしょう。 「送付内容 CD-ROM 1枚」など。 例文の備考欄について 送付書類に関する補足説明があれば、備考欄に書きましょう。 営業担当者が書類送付する場合は、この書類送付状に手書きでコメントを書き添えることもできます。 たとえば「お問い合わせ頂きましてありがとうございました。 何かご不明な点がございましたらいつでもご連絡下さい」などです。 請求書に同封する書類送付状 請求書を郵送するときに同封する書類送付状の例文です。 請求書を郵送する時に、普通の定型封筒で請求書を郵送する場合は宛名ラベルに取引先住所データを出力して封筒に貼り付けたりします。 また、セロ窓付き封筒を使って請求書を郵送する場合には、書類送付状をうまく利用して宛名書きの手間を省くこともできます。 もし、セロ窓付き封筒をお使いの場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合には、書類送付状の左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしておくと宛名書きの手間を省けるので便利です。 こうした書類はフォーマットを一つ作っておくと大変便利です。 テンプレートを作れば請求書以外の書類送付する場合にも使うことができます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 早速ではございますが下記の書類をお送りします。 1)日付(作成日または投函日) 2)会社名 3)住所、電話番号 4)担当部署名 5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) 例文の本文について 書類送付状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。 ・頭語と結語を用います。 「拝啓」ではじまり、「敬具」で終わる組合せが良く用いられます。 その他には、「謹啓」「敬具」などもあります。 ・ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、拝啓のあと、一文字あけて続けるのが通例です。 ・時候の挨拶は不要です。 挨拶文のあとに、見て欲しい箇所の説明など文章を続けます。 例文の添付書類について 明細書・請求明細書がある場合には、これらを同封して請求書と一緒に送るのが一般的です。 例文の備考欄について 送付する書類に関する補足説明があれば、ここに書きます。 請求書の書類送付状の場合、振込先情報(口座や名義)がここに記載されている場合もあります。 ・なお恐縮ではございますが、振込手数料はご負担下さいますようお願い申し上げます。 ・ご不明な点がございましたらお手数ながら上記担当者までお問い合わせ下さい。 領収書に同封する書類送付状 領収書を郵送するときに、同封する書類送付状の例文です。 請求書の場合と同様で、セロ窓付き封筒をお使いの場合には、宛先住所欄(宛名、住所)が窓から見えるように位置合わせをすると便利です。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 下記の書類をお送りします。 ご査収の程よろしくお願い申し上げます。 敬具」 ・添付書類:領収書 ( 月分) 3枚 ・ご利用明細: 「領収書No. 1)日付(作成日または投函日) 2)会社名 3)住所、電話番号 4)担当部署名 5)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) 例文の本文について 書類送付状の書き出しには、挨拶を簡単に入れます。 ・頭語と結語を用います。 「拝啓」ではじまり、「敬具」で終わる組合せが良く用いられます。 その他には、「謹啓」「敬具」などもあります。 ・ビジネスマナーとして、下記のような挨拶文を使います。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 」のように、拝啓のあと、一文字あけて続けるのが通例です。 ・時候の挨拶は不要です。 挨拶文のあとに、見て欲しい箇所の説明など文章を続けます。 例文の明細について 複数の領収書を同時に送る場合には、書類送付状に明細を記載して送るのが一般的です。 一枚の場合は、明細欄自体が不要です。 例文の備考欄について 補足説明があれば、ここに書きます。 営業担当者が送る場合には、手書きで「ありがとうございました」と書き添えても良いでしょう。 封筒のマナー 郵送にて書類送付する場合、封筒にも気を抜いてはいけません。 相手先に届いて最初に目に入るは封筒なので、きちんとマナーを守って送りましょう。 A4サイズの書類を三つ折にして入れることができ、請求書・納品書・見積書など多くの書類の郵送によく使われています。 封をするためのノリやテープがついているものを選ぶと便利です。 送付する書類の種類によっては、セロ窓付き封筒(宛名部分が窓開きになっているもの)を選ぶと書類送付状をうまく利用すれば、宛名書きの手間を省くこともできます。 もし、セロ窓付き封筒をお使いの場合で、請求書に宛先住所を印字するのが難しい場合には、書類送付状の左上部の「御中」とある部分に先方の住所や宛先を出力できるよう位置合わせをしておくと宛名書きの手間を省けるので便利です。 また、送付する書類の種類によっては、中身が透けにくい二重構造または、裏地に模様がついている封筒を選んだ方がいい場合もあります。 重要な契約書など折り目を入れたくない書類送付に用いられることが多く、利用頻度が高くなっています。 定形外郵便となり、最大4kgまでの郵送が可能となります。 (0〜50gまで120円、最大の4kgは1,180円) レターパックの中に長3封筒で送付状をいれる 料金面からみると、折り目を入れない重要書類や複数枚の送付には、レターパックが便利です。 その際、長3や角2の封筒に書類送付状を入れましょう。 書類在中スタンプがあると良い 手書きでもかまいませんが、毎月の送付回数が多いならスタンプが便利です。 100円ショップでも販売されています。 見積書在中・請求書在中などが表示されていると、普通のDMなどと間違われずに書類送付ができます。 先方の会社内で経理部門にスムーズに届きますから付けることをおすすめします。 横向きの封筒なら右下、縦向きの封筒なら左下にスタンプで押すことが一般的です。 宛名には担当者名を 大きな会社だといくつものラインがありますから、書類送付した際に何の請求書かわからないと、請求元に電話をして確認することになります。 相手に迷惑をかけないためにも宛名にはきちんと部署名と担当者名を書きましょう。 おもて面の書き方 郵便番号・住所 封筒に郵便番号を記入する枠がある場合は、その中に正確な郵便番号を記入します。 また記入枠のない場合でも123-4567のように数字で封筒の右上部に書きましょう。 郵便番号を記入する欄から約一文字分のスペースをあけて、送付先住所を記入します。 都道府県名から記入するようにしましょう。 郵便番号が正確に記入されていれば、都道府県名から市区町村名までの記載がなくても配達はされますが、省略することは失礼に当たります。 宛名 次に送付先会社名を住所より一文字分下げて書き始めましょう。 会社名は正式名称で、(株)などと省略することなく書きます。 担当者名を併記する場合は、会社名の下に「御中」を書く必要はありません。 次に「役職名+個人名+様」を会社名と並ぶ位置、封筒の中央に書きます。 会社名より一回り大きな文字で書きましょう。 個人名が不明の場合は「部署名+ご担当者様」という書き方もあります。 切手は左上部に貼ります。 うら面の書き方 うら面に封筒の継ぎ目がある場合、住所は継ぎ目の下部右側に書きます。 郵便番号は住所の上に横書きで数字を正しく書きましょう。 氏名は封筒の継ぎ目の左側に、下揃えにして書きます。 また会社名や部署名がある場合は、継ぎ目左側からに会社名、部署名、氏名の順に書きます。 左側上部に送付日を書きましょう。 封じ目の「〆」を忘れずに、封をした境目の中央に入れましょう。 封じ目には他に「封」や「緘」があります。 うら面に継ぎ目がない封筒の場合、左側に寄せて、住所・氏名・送付日を書きましょう。 また郵便番号枠がある場合は、その中に数字を正確に書きましょう。 書類によってはクリアファイルに入れる 角2封筒やレターパックは、A4サイズの書類を折ることなく、相手先に送付することができます。 封筒で書類送付する際は、書類はクリアファイルなどに入れた上で封入しましょう。 クリアファイルに入れることで、例えば雨に濡れてしまった、他の郵便物とのこすれ合うことなど配達時のダメージを少しでも回避することができます。 レターパックは素材も頑丈で防水加工されていますから、クリアファイルではなく、取り出した時にビジネススーツをまとっているように、宛名と差出人をきちんと書いた封筒にいれておきましょう。 メールでの書類送付方法 メールで書類送付をする場合、きちんとした送り方で相手に届けば、迅速に業務が進みます。 メールでの書類送付の一番のメリットは即時性といえるでしょう。 また、管理の面でもメールでの書類送付はメリットがあります。 紙の書類は量が膨大になればスペースも食い、後で探して取り出すのも大変です。 デジタル書類なら、収納も保存も楽です。 送る側と相手の両者にとって便利なツールといえるでしょう。 早速ではございますが、ご依頼をいただきました資料を 本日発送いたしましたのでお知らせいたします。 お手元に届きましたら、内容をご確認の上、 ご検討いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 今後とも宜しくお願い申し上げます。 書類送付の際はその旨を件名につけます。 【】で括ると見た目に訴えるので大量の業務メールの中でいち早く見つけることができます。 例文の宛名について 本文の書式はビジネス書式で作ります。 宛名については、 ・会社名や株式会社は省略しない。 ・社長様、部長様、先生様などの書き方は敬称の重複表現となりNG 例文の本文について 送付した添付ファイルについては、資料の送付漏れや送付忘れをチェックするという意味でも、書類送付内容を本文に書きましょう。 ただし紙に記す時と違い、メールではより簡潔な文章が望ましいとされています。 したがって、以下の点は省略することが一般的です。 ・文面に日付は書かなくて良い ・タイトルは件名につけ、本文にはつけない ・「拝啓」「敬具」などの頭語結語はつけない ・時候の挨拶は書かない ・書き出しの一文字空けはしない ・「記」「以上」をつけない メール文は左揃えで、一文ごとに改行したり、意味段落で行を空けたりと、文面を整理すると読みやすくなります。 書類送付の内容一覧は本文に続けて明記します。 行間を空けたり、【】で括ったり、枠を付けたりすると一覧表が見やすくなります。 例文の問い合わせ先について 送付書類に関しての問い合わせがしやすいように、連絡先を明記しておきましょう。 書面では冒頭に書きますが、メールでは末尾に書くのが一般的です。 メーラーの設定で、署名を末尾に添付する設定をあらかじめしておくと便利です。 FAXでの書類送付方法 FAXで書類送付を行うときにも、一緒に書類送付状を送信します。 この書類送付状も、一度テンプレートを作っておくと次回から大変重宝します。 その際は、担当者欄に自分の名前、連絡先を入れたものを作って保存しておきましょう。 なお、この書類送付状は、FAX送り状、ファックスシート、FAX用フォームなどとも呼ばれます。 ネット上にも書類送付状のテンプレートを配布しているサイトが多数あります。 相手方の出力(受信後の印刷・プリントアウト)時の所要時間やインク・トナーなどを考慮すると、シンプルなものが良いでしょう。 用紙サイズについて FAX送信用紙としては、A4が一番使いやすいです。 A4サイズのFAXの送り状を使うと、こちらから送る他の文書のサイズと同じサイズとなる確率が高いため、紙を揃えやすく送りやすいと同時に、紙詰まりなどを防ぐことができます。 下記の書類をお送りします。 ご査収の程よろしくお願い申し上げます。 上記の例文のようにごく簡単に挨拶文を入れます。 丁寧な文章にしたい場合には、下記の例を参考になさってください。 ビジネス文書の場合には、頭語と結語を用います。 「拝啓」ではじまり「敬具」で終わる組合せが良く用いられます。 時候の挨拶は不要です。 ・拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 〜 ・拝啓 時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。 〜 ・謹啓 貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。 〜 例文の差出人情報について FAX送り状には必ず下記の差出人情報を載せます。 1)会社名 2)住所、電話番号、FAX番号 3)担当部署名 4)担当者名(必要に応じて担当者印を押します) FAX送り状を送ると、万一通知した内容や枚数と実際に届いた内容と枚数とが異なる場合、相手先から問合せが来るため、確実に情報を伝達するための手助けとなります。 また、本来の目的とは異なりますが、FAX操作ミスなどの理由で、誤って別の相手先に文書が届いたときには、FAX送り状を見た人から誤送信を教えてもらえることもあります。 相手先からの返信もFAXで送信してもらうような場合には、自分が送るFAX送り状に「番号はお間違いのないようにお願いします」と書き添えたり、FAX番号の数字部分を見えやすい大きな文字にしたりします。 例文の送信日、送信枚数について FAXの場合は、通信の途中で先方の紙切れや紙詰まりなどのトラブルで全部の書類の送信が完了しない場合があります。 先方に受け取り枚数をチェックしてもらうためにも送信枚数は必ず記載しましょう。 ・送信枚数 枚(送付案内状を含む) ・送信枚数 枚(この送付状を除く) などと記載します。 例文の備考欄について FAX送信する文書の内容(説明)を備考欄に書きます。 営業担当者が送る場合には、手書きで「よろしくお願いします」とコメントを書き添えても良いでしょう。 正しい書類送付の方法をマスターしましょう.

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エントリーシート・履歴書郵送時の「送付状」の書き方

送付 状 日付

「送付状・添え状」についての基本知識 「送付状」「添え状」の役割 ビジネス文書を送付する時は、送る書類の内容や送付者の名前などを書いた送付状や添え状を書類に添えることで、内容がすぐにわかるとともに丁寧な挨拶も行うことができます。 逆に送付状を添えずに書類だけ送付することは、ぶしつけで失礼ですので注意しましょう。 「送付状」「添え状」の構成と書き方のポイント 送付状(添え状)の書き方は、3つに分かれる構成にしたがって作成します。 ビジネス文書は「社外文書」用と「社内文書」用がありますが、基本的な構成は同じです。 【前付け】発信年月日 宛名 差出人・住所• 【本 文】件名 前文 主文 末文• 【前付け】:「発信年月日」「宛名」「差出人・住所」を書きます。 発信年月日の年は、西暦か年号のどちらかで統一させます。 受信者名は会社宛ての場合は「御中」、担当者宛の場合は「様」と書きます。 「差出人・住所」は文書によって住所や電話番号を省略することもあります。 【本文】:「件名」を20文字以内位ではじめに書き、次に「前文」として「挨拶」と「日ごろのお礼」を書き、次に「主文」である用件を簡潔に書きます。 「末文」には「何卒~お願い申し上げます」「まずはご通知申し上げます」など結びの言葉を書きます。 【後付け】:「記書き」の形で主文と分けて書類の内容を別記します。 一項目に一用件の箇条書きとします。 別記したい注意事項などの追伸文がある場合は「なお、~」として最後に書き入れます。 「送付状・添え状」の目的別テンプレート(例文・文例) 送付状・添え状の文例を書類の目的別にテンプレートで紹介します。 一般的なテンプレート以外は、【本文】と【後付け】部分のみを紹介しますので、用途に応じてアレンジしてください。 平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼を申し上げます。 さて、早速ではございますが下記の書類をお送りいたします。 よろしくご査収くださいますよう、お願い申し上げます。 平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。 さて、〇月〇日に納品させていただきましたご注文の商品の代金は、同封いたしました請求書の通りでございます。 何卒ご確認のうえ、〇月〇日までに代金をお支払いくださいますよう、お願い申し上げます。 敬具 記 ・同封書類 請求書一通 以上 領収書に同封するテンプレート 書類送付のご案内 拝啓 貴社ますますご清栄のことと心よりお喜び申し上げます。 平素は一方ならぬご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 つきましては、下記の通り領収書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 敬具 記 ・同封書類 領収書 〇通 以上 その他の「送付状・添え状」の書き方 英語の「送付状・添え状」の書き方のポイントとテンプレート 英語の書き方のポイント 英語のビジネス文書にも決められた形式があります。 書く順番にしたがって説明します。 差出人住所: 右上に差出人住所を記入します。 住所の書き方は日本と逆の書き方となり、地番から始まり郵便番号で終わります。 最後に「JAPAN」を書きます。 日付: 日付の書き方はアメリカ式とインターナショナル式があります。 アメリカ式は月・日・年の順(例:May 15,2019)、インターナショナル式は日・月・年の順(例:15 May 2019)に書きます。 宛先人の名前と住所: 左上に受取人(会社名)、住所の順に書きます。 呼びかけ: 日本語の「拝啓」にあたる部分です。 「Dear Mr. Mrs. Smith,」のように書きます。 男性はMr. 既婚女性はMrs. 未婚女性はMiss と以前は表記していましたが、昨今は女性はどちらにも使える Ms. を使うのが一般的です。 会社宛ての場合や担当者名がわからない時は「関係各位」という意味の「To Whom It May Concern」と書きます。 本文: 時候の挨拶などは不要で、すぐに用件に入ります。 結論から入り、簡潔にまとめるのがポイントです。 結び: 日本語の「敬具」にあたる部分です。 ビジネスでは「Sincerely Yours」「Yours Sincerely」「Truly yours」「Truly yours」が一般的です。 署名と差出人氏名: 右下に直筆で名前をサインします。 漢字の名前でも問題ありません。 サインの次の行にはローマ字の名前を書きます。 性別や既婚・未婚を明らかにしたい時は自分の名前に「Mr. 」「Miss」をつけることができます。 英語のテンプレート 〇〇〇 Co. , Ltd. 1-2-3 Sakuragaoka Shibuya-ku, Tokyo 150-0000 Japan 20 Dec. 2019 ABC Co. , Ltd. 123 ABC Dr. Chicago, IL 45678 U S A Dear Mr. Smith, I would like to ~ Sincerely Yours, サインを記入 Namie Sakamoto 履歴書の「送付状・添え状」のテンプレート 履歴書を応募先に送付する時は「送付状・添え状」を添えればビジネスマナーをわきまえていることを伝えられます。 送付状の構成は先に説明したとおりです。 例文をテンプレートで紹介します。 さて早速ではございますが、この度貴社の求人に応募させていただきたく、履歴書と職務経歴書をご送付させていただきます。 是非ともご検討いただき、ご面談の機会をいただけましたら誠に幸いに存じます。 ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具 記 ・履歴書 1枚 ・職務経歴書 2枚 以上 社内用の「送付状・添え状」の書き方のポイント 社内文書の送付状を作成する場合は、儀礼的な要素は必要ないため、「本文」には件名と主文のみ書き入れ、前文と末文は必要ありません。 宛名の敬称は個人宛の場合は「殿」、複数人に配布する場合は「各位」とします。 「各位殿」とすると二重敬語となり好ましくありません。 その他の文書構成は社外用と同じです。 まとめ 日々のビジネス文書はメールのやりとりで済んでしまいますが、郵便で書類を送る場合は送付状(添え状)を同封するのがマナーです。 基本のテンプレートを作成しておき、季節にあわせて時候の挨拶をアレンジできるとさらにマナー力がアップします。 「時候の挨拶」を用いたビジネスレターの書き方は以下の記事で紹介していますので参考にしてください。

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